Și există trei opțiuni de găzduire.

Găzduire în cloud: Un ERP în cloud înseamnă că baza de date este pe un server extern. Poți accesa baza de date oricând și de oriunde, atâta timp cât ai internet. Acest tip de ERP este adesea bazat pe abonament, fiind potrivit pentru micile afaceri care doresc să se transforme digital la costuri reduse.

Găzduire pe servere proprii: Găzduirea pe servere private oferă flexibilitate maximă în gestionarea datelor și securitate. Este recomandată pentru companiile cu o echipă IT internă sau cu cunoștințe tehnice avansate. Totuși, accesibilitatea este o limitare, deoarece personalul extern trebuie să folosească VPN pentru a accesa baza de date.

Găzduire hibridă: Un ERP hibrid combină cele două opțiuni, găzduind o parte din operațiuni pe servere proprii și restul în cloud, în funcție de nevoile companiei. Este important ca sistemele de la distanță să fie conectate la cele de pe serverele proprii pentru un flux de date eficient.

ERP cu două niveluri: Acesta este un exemplu de găzduire hibridă, în care o companie folosește un ERP pe servere proprii pentru operațiunile esențiale, cum ar fi finanțele, și se conectează la un alt ERP pentru a gestiona operațiunile secundare, precum vânzările și marketingul, în birourile locale.

2. De ce ar trebui să îmi gestionez afacerea cu ERP?

ERP-urile concentrează toate operațiunile pe o singură platformă, ceea ce duce la centralizarea datelor și la numeroase avantaje pe care orice proprietar de afacere și-ar dori să le vadă; iată câteva:

Colaborare eficientă
Odoo simplifică procesele complexe de afaceri. Dacă dorești rezultate rapide, Odoo nu te va dezamăgi.

Yuan Gao • Co-fondator Alumi Group Ltd
Pe măsură ce afacerea ta se extinde, comunicarea eficientă poate deveni o provocare, generând probleme precum întârzieri în livrarea serviciilor și o încărcare de muncă redundantă.

Un ERP bine conceput oferă vizibilitate a datelor, urmărirea sarcinilor și proiectelor, precum și o platformă de comunicare centralizată, asigurându-se că toate echipele sunt pe aceeași lungime de undă în gestionarea proiectelor. De asemenea, are caracteristici de automatizare pentru generarea comenzilor de vânzare (SOs), comenzilor de achiziție (POs) și altor documentații care necesită mult efort manual în colectarea și introducerea datelor.

Productivitate
Platforma financiară automatizată din cadrul sistemului ERP a simplificat și mai mult operațiunile, reducând riscurile de eroare și îmbunătățind gestionarea financiară.

Jameson Chow • Manager la The Food Bank Singapore
Mulți confundă eficiența productivității cu productivitatea în sine. În timp ce eficiența înseamnă finalizarea unei sarcini mai repede, productivitatea se referă la amplificarea muncii pentru a avea un impact mai mare.

Partajarea datelor în timp real este o practică obișnuită în lumea ERP-urilor pentru a spori eforturile. De exemplu, dacă un agent de vânzări creează o comandă de vânzare (SO), toate informațiile ar trebui să fie partajate în modulele CRM, financiar și de producție și inventar pentru a alerta echipele respective asupra sarcinilor legate de aceeași vânzare. Aceasta va economisi timp și efort, îmbunătățind alocarea resurselor pentru a crea mai multe oportunități de vânzare.

Aranjamente de lucru flexibile
Am fost extrem de încântați că Odoo a fost activ în februarie 2020, deoarece caracteristica sa de eCommerce a fost cheia succesului nostru în timpul pandemiei Covid-19.

Amr Baz • Manager IT la Fayendra
Pe măsură ce lumea se recuperează treptat după pandemie, multe afaceri adoptă aranjamente de lucru hibride/remote.

Gestionarea afacerii cu un ERP este esențială pentru o tranziție lină în această nouă normalitate, permițând angajaților accesul la portalul companiei oricând, de oriunde, cu WiFi. Aceasta nu doar că promovează colaborarea fără probleme între echipele din diferite regiuni, facilitând expansiunea internațională, dar încurajează și o cultură de lucru mai sănătoasă și sustenabilă în cadrul companiei. Beneficiile sunt duble: angajatorii economisesc aproximativ 11.000 USD pe an pentru fiecare angajat, menținând în același timp un echilibru între viața profesională și cea personală, conform unui sondaj Forbes efectuat pe 71% dintre angajații remote.

Optimizarea bugetului
Abordarea integrată a Odoo a consolidat procesele disparate, permițându-ne să urmărim cu ușurință comenzile de vânzare, livrările și facturarea pe o platformă centralizată.

Mohammed Al Lawati • Director de operațiuni la Al Waqia Shoes Company
Pe baza celor de mai sus, nu este greu de înțeles de ce adoptarea unui ERP care servește scopurile afacerii tale optimizează bugetul.

Cu ajutorul tehnologiei, afacerile pot crește veniturile chiar și cu același număr de angajați. Echipa ta poate redirecționa eforturile către o strategie de vânzări mai agresivă pentru a îmbunătăți cantitatea și calitatea clienților, în timp ce sistemul ERP se ocupă de sarcinile administrative și calculează cele mai bune oferte pentru a reduce costul produselor tale.

3. Cum să alegi un ERP?

Transformarea digitală este o mișcare majoră în afaceri și poate fi copleșitor să alegi un ERP din numeroasele opțiuni disponibile pe piață. Dimensiunea companiei tale, natura afacerii și nevoile specifice sunt cei trei factori pe care ar trebui să îi iei în considerare atunci când alegi un ERP, și iată de ce.

Dimensiunea Companiei

Ca o întreprindere mică și mijlocie (IMM), ar trebui să cauți scalabilitate și cost-eficacitate într-un ERP, deoarece IMM-urile nu dispun de echipe IT sau tehnice.

Un ERP ideal pentru IMM-uri ar trebui să fie intuitiv și să permită utilizatorilor să implementeze și să gestioneze sarcinile pe sistem fără a necesita instruire avansată. Din punct de vedere al infrastructurii, acesta ar trebui să aibă toate modulele esențiale pregătite pentru a economisi timp în fața sarcinilor manuale.

Aceasta este și motivul pentru care IMM-urile tind să utilizeze ERP-uri cloud. Ele plătesc o taxă de abonament periodică pentru a accesa toate modulele, dedicând puține resurse dezvoltării și implementării. Aceasta le oferă flexibilitate și scalabilitate maximă, cu un cost inițial mai mic.

Situația este diferită pentru întreprinderile mari și corporațiile multinaționale (MNC-uri).

Sistemele de management ar trebui să susțină aceste întreprinderi cu o arhitectură robustă pentru a gestiona volume mari de date și operațiuni mai complexe. Un alt aspect de luat în considerare este posibilitatea de personalizare. Companiile mai mari, cu resurse mai ample și echipe IT interne, sunt mai predispuse să personalizeze funcțiile ERP-urilor—caută unul care să fie ușor de personalizat!

Când vine vorba de găzduire, unele companii mari aleg să dezvolte software de gestionare a afacerilor de la zero cu resursele disponibile. Altele pot opta pentru o abordare hibridă: gestionând operațiunile de bază pe servere proprii pentru maximum de securitate și utilizând alte soluții locale pentru restul.

Industria

Natura afacerii tale joacă, de asemenea, un rol esențial în alegerea ERP-ului.

Ar trebui să optezi pentru un ERP specific industriei, care să răspundă cerințelor tale, integrând cele mai comune fluxuri de lucru și bune practici din sector, având în vedere conformitatea cu reglementările preconfigurată. De exemplu, dacă ești un producător, caută un sistem care să includă module de control al calității, planificare a producției și gestionarea stocurilor.

Integrarea cu unii dintre furnizorii de servicii pe care îi utilizezi frecvent este, de asemenea, un indicator important pentru a determina dacă ERP-ul se potrivește afacerii tale. Să presupunem că ești un comerciant online; integrarea modulelor tale de eCommerce cu gateway-uri de plată populare și curieri este esențială.

Nevoile Afacerii

Înainte de a implementa sistemul, ar trebui să evaluezi afacerea ta în detaliu pentru a identifica și prioritiza funcționalitățile cheie de care ai nevoie.

Dacă tranziția la un aranjament de lucru hibrid este motivul pentru care te transformi digital, ERP-ul tău ar trebui să ofere aplicații de productivitate pentru echipă, facilitând o comunicare mai bună și o gestionare mai eficientă a proiectelor.

De asemenea, trebuie să iei în considerare creșterea afacerii atunci când alegi ERP-ul. Determină dacă platforma îți permite să îți personalizezi fluxul de lucru, tabloul de bord și rapoartele pe măsură ce afacerea ta se dezvoltă.

Nu în ultimul rând, cercetează reputația candidaților tăi în industria ta și alege unul care este deja stabilit în lumea ERP-urilor și care oferă un suport clienți bun. Aceasta îți va economisi multe dureri de cap în viitor, asigurând o integrare lină și un suport funcțional și tehnic adecvat după vânzare.

4.Cât Timp și Câți Bani Ar Trebui Să Investesc?

Timpul și banii sunt cele două resurse în care vei investi. Vrei să te asiguri că investești aceste două active prețioase în ceva care merită, deoarece implementarea unui ERP în afacerea ta de la zero poate fi costisitoare și complicată.

Din nou, investiția de timp și bani variază în funcție de dimensiunea companiei, cerințele proiectului, personalizările și alte nevoi de afaceri unice. Pentru IMM-uri, implementarea poate dura între două luni și un an; în timp ce pentru MNC-uri, procesul poate dura cel puțin câteva luni sau chiar peste un an până la finalizare.

De aceea, ar trebui să elaborezi un plan de buget împreună cu echipa ta financiară înainte de a începe. Iată câteva livrabile cheie în cadrul bugetului și un interval de timp sugerat pentru implementare de către furnizorul tău de servicii, care contribuie la o implementare de succes.

Managementul Schimbării

• Echipa mea beneficiază de instruire adecvată pentru a utiliza sistemul?
• Echipa mea înțelege necesitatea acestei implementări și cum le va aduce beneficii?
• Managerii mei de proiect încurajează activ schimbarea și îndepărtează obstacolele?

Finalizarea Proiectului

• Compania mea dispune de suport intern suficient după activarea sistemului?
• Sistemul nou îndeplinește cerințele proiectului meu?
• Îmbunătățește eficiența fluxului meu de lucru și reduce operațiunile manuale?

5.La Ce Ar Trebui Să Mă Aștept? 

Călătoria ta continuă dincolo de implementare, deoarece vei căuta constant oportunități de îmbunătățire. După ce echipa ta s-a obișnuit să gestioneze sarcinile în noul sistem ERP, iată câteva aspecte pe care un ERP potrivit ar trebui să le aducă afacerii tale pe termen lung.

Creșterea Afacerii

Există multe moduri de a măsura creșterea afacerii: venitul generat, numărul de leaduri și productivitatea echipei, printre altele. Odată ce procesele sunt automatizate și optimizate, ar trebui să observi o creștere în ceea ce privește timpul de finalizare a proiectelor și numărul de leaduri primite de afacerea ta.

Conducerea superioară ar trebui să profite de accesul la datele în timp real ale companiei și la diversele rapoarte generate automat de sistemul tău îmbunătățit, pentru a lua decizii de afaceri mai informate și mai precise.

Scalabilitate și Personalizare

Dacă ERP-ul tău îndeplinește toate cerințele și observi o creștere constantă, este timpul să explorezi noi oportunități de optimizare a utilizării acestuia.

ERP-ul tău ar trebui să evolueze împreună cu afacerea ta, formând un parteneriat continuu. Cu o infrastructură flexibilă și scalabilă, noul sistem ar trebui să ofere actualizări periodice de produse și versiuni, noi integrări cu furnizori de soluții, caracteristici specifice regiunii și opțiuni de personalizare pentru a susține baza de date în expansiune, asigurând astfel operațiuni mai fluente, fluxuri de date îmbunătățite și funcționalități avansate.

Beneficiile unui sistem în continuă maturare sunt numeroase. Nu doar că poți asigura suport pentru nevoile tale în evoluție, dar poți descoperi și inspira noi modalități de a-ți extinde raza de acțiune prin introducerea de noi caracteristici și integrări oferite de sistem.

Tehnologie Nouă

De asemenea, este important ca ERP-ul tău să fie la curent cu tendințele tehnologice și să adopte în mod regulat noi tehnologii, cum ar fi inteligența artificială (AI), învățarea automată (ML) și Internetul Lucrurilor (IoT), în serviciile sale pentru a oferi suport sustenabil echipei tale.

Aceste noi tehnologii pot îmbunătăți capacitățile sistemului ERP, permițându-i să gestioneze un volum mai mare de date în același interval de timp, oferind în același timp sfaturi mai precise pentru a te ajuta să iei cele mai bune decizii de afaceri.

De asemenea, merită menționat că tehnologiile noi oferă o experiență mai bună pentru utilizatori (UX) pentru angajații tăi, crescând productivitatea și îmbunătățind parcursul clientului, ceea ce te diferențiază de concurență.

Indiferent dacă transformi digital operațiunile afacerii tale sau cauți să treci la un alt sistem ERP, decizia este la fel de dificilă. Programează o demonstrație și discută cu un Consultant de Afaceri pentru o analiză detaliată a ceea ce este cel mai bine pentru afacerea ta.